香港員工每年浪費超過 50 小時於設置會議系統！

其實現時企業不太重視 IT 的情況愈來愈普遍，致使很多普通員工都要簡單的 IT 設定工作，這樣一來難怪每年都需要花上 50 小時去設置會議系統！

近日 ShoreTel 公佈的「Build a Better Meeting」調查訪問了近 500 名香港、新加坡和澳洲員工的會議習慣和生產力成效，發現本港員工每年平均花超過 50 小時來執行會議的後勤工作。調查亦指成功登入會議的人士其生產力仍然偏低，並有大多數受訪者表示在會議期間會因其他事情而分心。

香港員工理應對科技十分熟悉，卻有近三分之一（30%）的受訪者表示要花 11 至 15 分鐘設置會議通訊設備，更有 10% 的受訪者需時更長；日積月累，這自然浪費大量時間。企業其實可把這些時間投放在更具生產效益的事宜上，例如討論重大的業務挑戰並找出解決方法。

另外「頻寬及網絡問題」（39%） 和「不清晰的撥號細節或接入點」（26%）均是一眾受訪者在設置會議通訊系統時面對的最大困難，隨後為「過時的系統技術」（16%）。

未備議程將減低會議生產力

絕大多數本港受訪者（約 75%）承認「不常」在會議之前準備議程，而新加坡與澳洲則分別有 42% 和 54% 的員工表示「經常」會準備議程，反映出香港人在這方面明顯不及這兩地區的員工有條理。

雖然預先制定議程大綱並發送至與會者固然是提高會議生產力的簡單方法，但更有效的是採用可促進生產力的工具，例如內置於統一化通訊方案中的議程規劃功能。議程的內容不需要太長，但應列明討論事項、預期目標、與會者名單、所需資料，以及開會和散會時間。

低效會議令參與者容易分心

當評價所參與會議的生產力（評分等級為 1 至 4 分；4 分為最高，1 分為最低），香港員工的評分為 2.66，是所有受訪市場中最低。有超過三分之一（37%）的香港受訪者認為他們的會議只是略有或完全沒有生產力。只有 11% 指其會議的生產力非常高，而澳洲和新加坡則分別為 26% 和 29%。

此外，不到一半（41%）的香港人表示他們會全程投入會議，而近三分之一（30%）就指會部分參與，但同時處理其他工作。香港人亦似乎最容易受個人問題影響而分心，有多達 16% 指在會議期間受私人事務干擾，例如查閱個人電子郵件、瀏覽社交媒體或收發短信。

雖然不少香港企業因低效的會議而浪費了大量時間，但其實亦有很多方法改善低效率的情況。簡單且新式的統一化通訊技術和準備充足便是使會議效果更理想的關鍵，能讓參與者體會到會議的真正價值。