訊息協同合作：初探 Exchange Server 2016 的行事曆管理

行事曆的管理是 Exchange Server 2016 訊息協同合作上的一項重要功能，因為它包括了從個人行事曆、小組行事曆到行事曆的共享與代理管理，其目的就是希望團隊成員之間能夠彼此掌握到對方的行程安排，甚至於相互支援行事曆事件的發佈與管理。

此外在 Exchange Server 2016 中還能讓使用者依據不同的管理需要，自行建立多本的行事曆，其中[生日行事曆]則是系統所內建提供的，當使用者的信箱是由舊版的 Exchange Server 所轉移過來，則此行事曆功能預設將會是停用狀態。

當進入到行事曆的管理頁面時，您將可以從如圖 34 所示的[新增]選單之中，來選擇新增[生日事件]，事件設定的內容和一般事件有些不同，您需要輸入的是生日者的姓名、生日、提醒以及 Email 的提醒時間與訊息，以便於在您所關切的人員生日之前，可以準備為他慶祝或傳送祝福的話，這有點像目前許多社群網站的生日提醒功能。

圖 34 行事曆管理

如果您不需要預設所提供的生日行事曆，可以像如圖 35 所示一樣，在其節點上按下滑鼠右鍵並點選[關閉生日行事曆]。關於生日行事曆的關閉，使用者也可以從[選項]的[行事曆]區域的管理設定中來完成。

圖 35 行事曆右鍵選單

在企業團隊合作中最常使用的則是會議的預約，如圖 36 所示在新增行事曆事件的設定中，您除了可以在[人員]的欄位中，透過人名快速辨識的功能來加入所有欲邀請的人員外，還可以事先預約好相關會議室以及設備，當然這些資源必須預先由管理員在信箱的管理中完成建立。接著就可以設定會議的日期時間、提醒的時間以及內容。若想要進一步檢視所有人員的行程是否有衝突，可以點選畫面右上方的[排程助理員]。

圖 36 新增行事曆事件

如圖 37 所示便是一個[排程助理員]的頁面範例，在此您可以知道您所有邀請與預約的會議室以及設備中，有哪一些的既定行程已發生衝突。另外，如果您邀請的對象之中，有人員已經設定好這段期間不在辦公室的訊息，那麼其實在加入該人員的第一時間，便會從系統顯示的郵件提示中得知了。

圖 37 排程助理員

針對會議室以及設備資源的預約中，如果該資源有預先設定好必須經由特定的保管人員來審核，這時候此人員便會收到如圖 38 所示的審核通知郵件。該人員可以選擇接受、暫訂或拒絕，並且可以決定是否要立即傳送回應。

圖 38 會議室預約審核

待續……

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