視像會議能縮短跨地域會議的時間，同時更可減少工幹時的支出，因此這類型方案對於企業來說，絕對有一定的吸引力。然而對於選購視像會議系統，大家可能都有不同的採購策略；有些著重於功能性、有些會留意其擴充性、有些則看重視像會議系統的流順度等等。
為什麼視像會議愈來愈重要？
近日有一份由計世資訊發佈的語音通訊白皮書，當中除針對現時視像會議系統的發展趨勢作分析之外，更為採購視像會議系統作出專業建議；近年企業全球化擴張步伐明顯加速，企業員工、客戶與供應商的地域分佈越來越廣泛。這種情況在香港及台灣等地尤為明顯。
計世資訊綜合各大產業和行業的發展情況深入調查，分析企業現時的溝通情況和需求；而根據白皮書資料顯示，企業已經意識到順暢的溝通才能確保不同地區部門間以及整體供應鏈間的緊密合作，從而支持業務高速發展。而在許多情況下傳統的面對面溝通協作方式花費昂貴又不環保，因此企業對高效語音通訊設備的需求不斷上升。據計世資訊調查結果統計，中國語音會議產品市場規模由 2011 年的 7.5 億元人民幣增長到 2013 年的 9.7 億元人民幣。
語音設備應符合企業多方面的需求
然而隨著企業對語音通訊需求的不斷上升﹐他們對通訊設備的性能也提出了更嚴格的要求。白皮書指出由於企業規模日益擴大，會議類型也日趨多樣化，包括私密的董事會議、部門級會議以及開放的行政人員會議等等。因此企業迫切需要一種靈活的語音通訊解決方案，一方面要具備更靈活的開會方式和更多樣的接入方式，能夠集成多種終端和通訊系統於同一會議當中；另一方面又要操作簡易，毋須複雜部署便能滿足個人、部門、企業等不同程度的溝通需要。
產品發展三大趨勢
為應付企業對語音通訊設備的要求，語音通訊產品正朝著三大主流趨勢發展。一是高效的數據協同能力；隨著微軟 Lync 一類的社交協同辦公應用軟件的普及，不少企業要求在語音設備中預裝這類協同辦公軟件，使之可與企業的 OA、日誌紀錄等軟件信息進行同步。其次是更全面的可擴展性；企業希望通過語音通訊終端運行更多應用，除了瀏覽更多信息外，更可整合不同的會議平台與場景，以及進行音視頻混網融合通訊。最後就是易操作性；例如 BTOE(Better Together Over Ethernet)技術就簡化了 Lync 兼容話機與 PC 中 Lync 客戶端的聯動，使之避免傳統方式中話機與 PC 需要通過 USB 連接的繁瑣。
企業應選擇使用年限較長且具備靈活配置的方案
事實上大部份企業都希望一套優質的語音通訊系統的使用期限能達到 10 年或以上。因此企業在選擇語音通訊系統時除了要注意產品能否提供清晰語音通話效果外，還要考慮其能否在未來 5 至 10 年間仍具有領先優勢，從而最大限度保護企業的投資。此外還要考慮它能否滿足不同會議場景中多套裝置的連接，以及廠商能否提供全面的語音服務配套，例如發生故障後需在兩小時內做出回應、4 小時到達現場，甚至提供緊急的會議支援服務：如 8 至 24 小時內提供備用機等等。
