5大秘訣帶領業務轉型

業務轉型是近來IT和企業管理層的熱門話題之一。但是，具體該如何推動轉
型呢？一位CIO講述了自己的親身經歷。

由Global Business Events舉辦的CIO Event上，一家大型非牟利機構的CIO講述了自己的轉型戰略。CIO在本次大會提出了推廣項目時會遇到的各種挑戰，以及企業最終會因此而獲得的收益。由於今次大會主要是為了讓CIO之間進行分享和交流，本文中不會出現人名。下面就是這位CIO的故事：

這位非牟利機構的CIO在2012年就任，當時整個IT系統十分混亂。該機構年收入約10億，但這和 IT 方案都並沒有直接關係。

“如同惡夢一般，毫無規劃可言，很像Galapagos Islands一樣–有著各種從古代延續至今的動植物。”這位CIO說：“在IT內部，對資料其實都沒有統一的認知。”

至今，該機構統一管理13個地區，並由多個總監組成的委員會履行管理職務。

這位CIO並沒有花時間抱怨，他和自己的團隊僅僅用了三個月時間就完成了數以百計的訪談並閱讀了數以千計的文件，用來制定一個統一的IT戰略。CIO對所制定的戰略非常滿意，但如何實行呢？

下面就是這位CIO在推動企業轉型方面的5個原則，以及將戰略變為現實的技術層面的具體措施。

IT和業務轉型的5個原則

根據訪問所得，這位CIO基於5個原則制定了具體戰略：簡單化、標準化、高效率、注重實效和安全性。這5個原則將運用在整個機構的IT營運中，並且進一步推廣到業務轉型，從而全面推動整個機構的改變。

“我得知自己就是先行者，如果IT的轉型不成功，那就無法取得其他部門的支持，他們會退縮不前，一切都只會原地踏步毫無改進。”他表示：“如果我成功了，其他如財務和供應鏈之類的部門就會立即跟進。”

為了實現簡單化和標準化，他整理了能夠整合的一切，包括網絡、Data Center和應用。通過Office 365，以及用BYOD（員工自攜裝置）政策的員工從200人擴展到4000人，這位CIO確實提升了效率和效益。

“我們再也不用購買任何設備了。”他說。

在安全性方面，該機構現在按PCI規範運作；與此同時，這位CIO組織了專案和執行委員會，來管理整個機構的轉型，通過適當的審批和監管流程確保決策的正確性。

快速致勝

從Michael Watkins著作《The First 90 Days》的啟發，這位CIO力圖快速致勝（Quick Wins），希望通過專案來獲得信任。而且，他還發現這種方法能夠增加透明度和掌控力，也降低了專案的風險，提升生產力和資源的使用效率，最終能快速改變現況。

更重要的是，IT的文化發生了變化。在運用Quick Wins方法前，員工都只有被動地接受任務，然後召開無休止的討論會。

CIO表示，Quick Wins方法能夠幫助IT員工建立信心：“當時IT部門的士氣很低。我通過小專案解決一個實際的問題，團隊的士氣因而得到提升。當面對較大的業務和IT轉型時，這些小的鍛煉有助於為員工們帶來信心。”

交流和透明性

慶功和對成功的肯定固然是重要的，但是如果出現了問題，要坦然面對並積極地想辦法去著手解決。

在入職第二個月時，這位CIO經歷了一次堪稱災難的系統故障。但是，他並沒有把問題歸咎於團隊，反而維護並最終令團隊得以團結。

新制定的流程，也確保了團隊交流的透明性。同時，通過簡報、電子郵件和定期的彙報等形式，向高層報告工作進展。在頭兩個禮拜之內，他和各部門頻繁溝通交流，密度遠遠高於前任CIO在其5年任期的所為。

這位CIO同時也是審計委員會的成員之一。由於他的加入，委員會的成員瞭解到IT是業務其中核心之一，而IT也能夠對業務有幫助。他認為，業務端對於IT的接受和認可來自於IT對工作的目標分享 – 由此確保了其他人都能夠知道IT的成績。

完整、團隊、溝通、自主、動態、卓越

最後一條是ITCODE,來源於英文縮寫：完整（integrity）、團隊（teamwork）、溝通（communication）、自主（ownership）、動態（dynamic）、卓越（excellence）。

這個說法並非來自於這位CIO,而是其團隊自創的IT標準。為了讓這些原則被員工記住和認同，CIO讓其團隊認真思考IT的角色以及職責所在。

根據這些標準，CIO會接受每年一次的評估，而每月會有一名員工被提名IT Spirit Excellence獎。因為人們總是希望得到認同和肯定。