企業電郵實用技巧：撰寫郵件時不可錯過的功能

完成了有關於個人化功能的設定之後，接著可以來學習一下，當我們在撰寫一封新郵件時，有哪一些不錯的功能可以善用的。首先如圖 14 範例所示，對於本文內容的編輯，如果有輸入相關的網址連結，系統將會自動呈現該網址的預覽畫面，以便讓收件者可以更清楚是否要進一步開啟此網站連結。至於如果您插入的超連結是 Youtube 影片網址，則使用者將可以在郵件內容中，直接點選播放影片內容。值得注意的是預設無論是對於一般網頁內容還是影片的網址，此連結預覽功能是啟用的，使用者若想要關閉此預覽功能，只要到[選項]設定中的[版面配置]來設定即可。

圖 14 網址連結預覽

除了網址連結之外，許多時候我們都會選擇直接貼圖在 Email 的內文中，而不是以附件檔案的方式來寄送，因為一般會以附件夾帶方式的檔案，通常是文件類型的檔案。因此若選擇採用貼圖的方式來呈現，更能夠顯現郵件內容的豐富性。如圖 15 所示在此對於所張貼的圖片，還可以進一步設定其大小的呈現方式，預設會採用[自動調整]，所謂自動調整就是無論瀏覽器的視窗大小如何調整，該相片都會動態來隨之調整。至於如果想要採用固定大小來呈現，則可以選取[原始]或[小]。

圖 15 調整插圖大小

完成了收件者、郵件主旨以及內容的輸入之後，還有哪一些設定是您可能會使用到的呢？您可以從如圖 16 所示的下拉選單中來挑選，例如您可以設定顯示或隱藏密件副本，或是開啟顯示郵件選項來調整郵件的敏感等級，以及啟用回條索取功能。

圖 16 新郵件設定

如圖 17 所示在[郵件選項]的頁面中，除了可以修改郵件的敏感度標示之外，還可以決定是否要索取送達以及讀信回條，前者回條由系統自動回應，後者回條則是由收件者決定。關於兩種回條的索取設定，當反過來是由其他使用者向我們索取時，您可以考慮到[選項]的[郵件]\[讀信回條]頁面中，來設定自動一律傳送回覆，或是自動一律永不傳送回應。

圖 17 郵件選項

前面我們介紹的都是一些寄件者常用的技巧，然後在最新 Outlook 網頁版中，除了可以像如圖 18 所示一樣加入不同分類的小圖示之外，還可以點選[增益集]功能連結，開啟[我的範本]功能來維護自己常用的詞彙，如此一來對於許多經常會用到的詞彙，就可以直接透過點選來加入至內文之中，這樣一來肯定可以省掉不少撰寫郵件內容的時間。

圖 18 郵件內容進階設定

待續……

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