遺失流動裝置時如何確保電郵安全性？

現時很多人都會將電郵加到電話之中，以便隨時接收到最新的郵件，緊貼一手業務資訊。而現時透過個人的智慧型手機或平板電腦來同步 Exchange Server 的信箱、行事曆以及連絡人，是一件非常容易的事，因為就算使用者沒有特別加裝 Outlook 的 App，只是使用原廠內建郵件相關 App，如今大多數也都支援了 Exchange Server 信箱的連線存取。如此說來這一些資訊工作者的行動裝置中，便會儲存了許多與公司商務往來的敏感訊息，這時候如果人員不慎遺失了行動裝置該怎麼辦呢？

針對這類的問題不必太過擔心，因為目前大多數的行動裝置都有自家的尋找裝置 App 之內建功能，讓使用者可以透過裝置的網站登入，以 GPS 的定位功能迅速找到裝置所在的大概位置，必要時還能夠遠端觸動鈴聲、傳送螢幕訊息以及執行遠端重置作業。

其中遠端重置作業，就是將該裝置的系統回復到原廠出廠狀態，如此裝置中所有已同步或下載的資料便會遭到清除。關於這項功能在 Exchange Server 2016 中也有提供，而且可以由系統管理人員來執行，或由使用者來自行在 Outlook 網頁版中來執行。如圖 51 所示以後者的操作方法來說，使用者只要在[一般]\[行動裝置]的頁面中，便可以看到所有已連線同步過的行動裝置，例如有 Android、iOS 以及 Windows 相關的行動裝置，通通都是可以受到遠端控管的。

圖 51 行動裝置管理

如圖 52 所示的訊息提示頁面，便是筆者執行了要遠端刪除裝置資料的功能，這時候如果使用者點選[是]，則遠端刪除便會在該裝置的連線中被觸發。但您可能有一個疑問，如果目前該裝置沒有連線 Internet 或是處於關機狀態時怎麼辦？別擔心！因為一旦此動作要求已經被送出後，目標的裝置只要任何時候一連線上網，就會被觸發遠端刪除作業。

圖 52 遠端抹除資料

關於行動裝置的管理除了可以執行遠端刪除作業之外，使用者或管理人員也可以隨時開啟如圖 53 所示的[行動裝置詳細資料]頁面來檢視裝置的完整資訊內容，包括了最新同步的時間、裝置類型、行動網路、裝置識別碼、存取狀態、更新原則的時間等等。

圖 53 行動裝置詳細資訊

結論

本文所實戰講解的僅是在 Exchange Server 2016 訊息協同合作中，最基礎的活用技巧。若想要更深入發揮它的完整協作能力，則必須進一步整合 Office Online Server、SharePoint Server 以及 Skype for Business Server，但上述這些伺服器應用平台，並非都是必要的選項，而是可以根據實務上的需要來選擇導入，例如您只是想要做到 Email 附件文件內容的預覽，則可以選擇多增加一部輕量型的 Office Online Server 即可。若是希望完整提供整合通訊(UC)的服務給所有資訊工作者，則加入 Skype for Business Server 的建置與整合肯定少不了。同樣的即便完成了這一些進階的整合建置，往後對於一般用戶的教育訓練，讓他們持續不間斷的學習新工具，仍是非常重要的，也唯有如此才能真正展現 IT 單位存在的價值。

相關文章：

展現 IT 部門的存在價值！網管人如何將 IT 知識教授公司員工？
展現 IT 部門的價值：Exchange Server 2016 Outlook 網頁版輕鬆設定
3 天內 150 封郵件：如何設定離線狀態讓你輕鬆讀取？
企業電郵實用技巧：撰寫郵件時不可錯過的功能
企業電郵實用技巧：收件者不可錯過的功能
企業電郵實用技巧：Outlook 網頁版如何封存郵件？
學好信箱管理：勿讓個人信箱變成檔案伺服器！
訊息協同合作：初探 Exchange Server 2016 的行事曆管理
訊息協同合作：初探 Exchange Server 2016 的行事曆管理（1）
訊息協同合作：初探 Exchange Server 2016 的行事曆管理（2）
遺失流動裝置時如何確保電郵安全性？