郵件審核時間過長！如何徹底落實稽核政策而不影響工作效率？

伴隨著網路資訊的發達，企業最常用來傳遞資訊的電子郵件常成為有心人士覬覦的目標，再加上近年來各項重要法令為保障企業營業秘密或個人資料保全而接連頒佈，企業為此紛紛導入各式電子郵件防護和稽核系統，以防止各種惡意入侵和個資外洩事件發生。

但是稽核系統關卡重重，得仰賴各部門間維護和營運，這也造成等待審核時間加長，工作效率大受影響。因此，如何在完整落實制度前提下，同時提升溝通工作效率，達到審核流程順暢不延遲，一直是企業重視的課題。

針對此問題，現時坊間都有很多方案能做到符合法規同時亦可徹底落實稽核政策而不影響工作效率，其中 Openfind 的 MailAudit 5.0 SP1 便是一例。最近她們推出了新版本，當中除了擁有行動審核 App 之外，亦新增了 DKIM (DomainKeys Identified Mail) 數位簽章及郵件總監等功能，從而可協助管理者有效控管機密資料，並維持信件遞送管道暢通。

DKIM 數位簽章可解決企業信件被其他郵件系統判斷成垃圾信或釣魚信件等問題，而郵件總監可因應複雜的網路環境與架構，設定不同的郵件路由，讓管理者建立更彈性方便的系統架構。

至於電子郵件審核行動化其實十分容易理解。舉例說當信件被留置在郵件稽核系統時，系統會對行動審核 App 發送推播通知，讓稽核人員可在第一時間對信件進行處理，不會受限於在電腦前才能進行審核動作，加速信件稽核進度；另一方面，App 除了提供稽核信件推播提醒之外，還可依時間順序列出新進待審核信件，讓管理者能夠專注在新進待審核的郵件上。而且為兼顧安全性，更設置了自動登出機制，以預防稽核人員行動裝置被不明人士盜取而發生機密資料外洩的憾事。

電子郵件對於企業傳遞訊息而言已成為不可或缺的基本建設，但是在落實稽核政策的同時又得維持對外溝通管道暢通，實屬管理者所面臨的難題之一。而今次介紹的 MailAudit 便可部份解決了管理者在審核上的便利性，最終讓企業郵件不會因為環境受限而影響政策運行，可以讓對外遞送管道通行無阻，有助提升組織對外溝通效率。