企業電郵實用技巧：Outlook 網頁版如何封存郵件？

如果您想要完全封鎖特定來源的垃圾郵件，只要在[垃圾郵件]資料夾中點選[封鎖]連結，這一些被設定為封鎖的郵件來源，將會出現在[選項]頁面的[帳戶]\[封鎖或允許]的清單設定中。如圖 24 所示在此您也可以手動加入任何已知的垃圾郵件網域或寄件者 Email 地址。建議您可以將其中的[信任我的連絡人傳送的電子郵件]設定勾選。

圖24 封鎖或允許管理

針對一些您已經閱讀過的重要郵件，您可能不會立刻將它們刪除掉，但又不希望它們與現行的一般郵件混在一起，這時候就可以點選[封存]連結來將它們集中封存在一個專屬的資料夾之中。如圖 25 所示第一次啟動時，將會出現[設定封存資料夾]的頁面，在此您可以選擇現行的資料夾，或是讓系統幫我們建立一個專屬的[封存]資料夾。

圖25 郵件封存

如圖 26 所示便是系統所幫我們建立的[封存]資料夾，未來任何收件夾中的郵件項目，只要點選了[封存]的功能連結，便會自動將該郵件項目移動到此資料夾之中。

圖26 完成封存

關於在 Outlook 網頁版本的郵件封存功能，實際上還有第二種自動封存郵件項目的功能，我們稱它為[原位封存]。而它的封存位置並非在主要信箱的資料夾中，而是管理員預先幫使用者所特別啟用的[封存信箱]功能。一旦啟用了封存信箱功能之後，使用者除了可以隨時以手動方式，將任何郵件項目拖曳至附屬的封存信箱資料夾之外，也可以像如圖 27 所示一樣，透過[指派原則]來挑選由管理員預先建立好的各種原則設定，讓郵件項目在到期時自動被移動到封存信箱之中。

圖 27 指派原則

如圖 28 所示便是附屬的[原位封存]信箱頁面，由於它也是一個信箱資料庫，因此管理人員也能夠去額外設定它的配額大小，換句話說這裡所存放的郵件項目，就不會佔用主要信箱的可用空間。

圖 28 原位封存

大量郵件快速整理技巧

身為 IT 管理人員的您，一定經常聽到有使用者在抱怨 Email 信箱空間不夠用的問題，然而這個問題的根本原因並非是信箱真的不夠大，而是兩個主要問題所造成，一是使用者必須每天同時接收來自同事、廠商、合作夥伴以及客戶的大量 Email；二是他們不懂得一些管理大量Email的小技巧，以至於讓個人信箱變成了檔案伺服器。

待續……

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