全港演講冠軍教路「疫」境下十招上手視像會議

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2020-05-03

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國際青年商會演講比賽2020於四月份舉行香港區比賽，並首次透過視像會議軟件進行線上評審，剛出爐的香港公開組冠軍、國際演講會上屆地區總會會長劉俊延表示，最近受疫情影響，不少商業會議或職場面試都改以視像會議形式進行。雖然以線上形式開會，但稍有不慎，容易給人不專業印象。對應徵者而言，注意視像會議細節更是不容忽視。他分享有以下十個貼士以助視像會議中保持專業形象。

1. 預早登入測試設備

預早測試音訊設備，包括鏡頭、麥克風收音及耳機是否能正常運作。與會者可預早登入會議軟件以測試各項音訊設備。

2. 注意背景或使用虛擬背景

鏡頭拍攝背景需保持專業，背景宜為淨色牆或窗外風景，避免在自己房間門後掛滿一件件衣服作背景。如環境不容許，某些軟件提供虛擬背景，與會者應在進入會議前提早選定。此外，在測試鏡頭時亦需留意光源是否足夠，一般坐枱燈可幫你調較至理想光度。若會議不需開啟鏡頭，亦請與會各人設置專業頭像，以便辨別。

3. 保持寧靜環境

除了選定得體背景及合適光源外，一個寧靜環境尤其重要，在家中工作宜提前告知家人會議時間內切勿打擾，亦避免推門進入房間以免入鏡。

4. 確保網絡穩定

確保網絡連線能順暢，避免接收不良等情況在會議發生。如你需主持大型線上會議，一般會議軟件會建議你使用固網連線而避免使用無線網絡，以免在會議中途主持人斷線。

5. 更改使用者名稱

與會者在登入會議前需更改使用者名稱及顯示所屬部門或機構以便會議主持人辨別。一些會議軟件需主持人手動逐一加入，易於辨別的名稱將幫助主持盡快把你加入會議，同時亦方便其他素未謀面的會眾互相稱呼。

6. 主持人介紹與會者

主持人應主動介紹出席者及告知會議內人數，如有人中途加入亦需知會與會者及介紹新加入人士。

7. 非發言時將麥克風靜音

在不發言時間，應先將麥克風靜音，以免背景聲音打擾會議進行，甚至蓋過發言者聲線。現時視像會議軟件能顯示與會者有否把麥克風靜音，與會者應自覺避免被主持人點名提示。同樣，在發言時應檢查有否把麥克風解除靜音。

8. 望向鏡頭保持眼神接觸

發言時，雙目望向鏡頭而非電腦螢幕及保持笑容。在完成自己發言的部分後，亦應專注其他人發言內容，以示尊重。

9. 注意談吐舉止及衣著

與會者談吐、舉動及衣著應與平時開會無異，以保持專業形象。不宜在鏡頭下處理其他事務。

10. 善用問答遊戲或實時問卷程式

大部分視像會議都具備分享屏幕功能，善用此功能將投影片等資料和與會者共享，更能做到逐步示範的效果，講者宜預先開啟相關文件節省等候時間。使用完投影片應將分享屏幕功能關閉。講者亦可多花心思如邀請與會者透過螢幕上二維碼連接至問答遊戲或實時問卷程式，增加互動。

總括而言，參加視像會議與真實會議無異，視像會議的事前準備及測試功夫還要多，亦應以平常會議的心態看待。另外，如要舉辦大型會議或簡報會，建議使用單向式發佈的會議軟件，與會者如需發問，可透過文字傳送至主持人代為讀出。同時亦可活用視像會議錄影功能，以便與會者重溫。主持人亦可多帶出正面訊息，如疫情只是暫時性亦都感謝各位在艱難時刻緊守崗位，我們很快可以在線下見面等。